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L’art du télétravail… une science de stratégies!

Nadine Blanchette
18 avril 2020

Avoir son bureau à la maison, selon moi, est idéal pour réellement être optimal et extrêmement productif. Mais ça peut aussi se dégrader très vite, et finir par aller très mal. Il existe des éléments stratégiques à mettre en place pour que travailler de la maison reste efficace et aussi amusant, car on ne veut pas que vous perdiez la boule à parler qu’avec votre poisson Gontran entre deux projets assis devant votre écran d’ordinateur. (Gontran est en passant un poisson magnifique responsable de mes ressources humaines ! Non, je ne suis pas folle !)

Bien évidemment, avec la situation actuelle et le COVID19 qui force au confinement et qui pousse plusieurs à s’initier au télétravail, il y a donc beaucoup plus de gens qui cherchent à comprendre comment atteindre ce nouvel équilibre entre le travail et la vie en général.

Comme je travaille depuis déjà près de 5 années de la maison, j’ai pensé vous présenter les différents éléments stratégiques à mettre en place pour éviter les pièges et pour conquérir les distractions tout en restant productif, professionnel et motivé.

Élément stratégique no 1 – La routine… oui ! On respecte la routine !

On perd vite nos repères quand on ne change pas d’environnement pour travailler. Il est plus difficile de bien diviser dans notre tête que nous sommes rendus au travail… alors que l’on n’a même pas bougé ! Je le répète la routine et la préparation du matin sont essentielle pour moi afin de bien débuter une journée à mon bureau… qui est situé dans ma maison depuis près de 5 ans.

Voici ma routine à moi :

  • Je me lève très tôt (5 h du matin)
  • Je me douche et je m’habille (je ne reste jamais en pyjama — ceci est ma règle numéro 1 — un pyjama est un vêtement de repos et non d’action… vous les savez, et donc, votre cerveau le sait ! Premier d’euh ici de ma part !
  • Je me fais une tête ! Sans toujours être maquillé tous les jours, je fais ma routine de soin de la peau et je brosse ma crinière. Je dirais que 75 % du temps je vais avoir une coiffure et un maquillage de base aussi !
  • Je pars mon café et je regarde ma planification de la journée. C’est à ce moment que je prépare ma journée de travail, je lis les courriels, je fais ma tournée Face-de-booke.
  • Je débute à travailler vers les 6 h 30, je fais un arrêt vers 7 h 30 pour déjeuner.
  • Durant mon déjeuner je ne travaille pas. Mes repas sont des instants de coupures importantes. J’en profite pour me distraire avec la télévision, un bon livre (divertissant) ou jouer avec mes châteaux (sans commentaires !)

Vous voyez le topo… j’ai une routine et celle-ci me met, corps et tête, dans l’état d’esprit que je vais au travail.

Même si vous n’avez plus à vous rendre en voiture à votre lieu de travail ne délaissez pas pour autant votre routine du matin et la préparation de la journée. Elle va s’adapter avec la nouvelle réalité. On doit jongler avec la présence des enfants, mais on gagne, car on n’a pas 1 heure de trafic. On se réveille donc tôt quand même, et on ne fait pas la grasse matinée 7 jours sur 7.

Le fait de vous habiller est un rappel pour vous, mais aussi pour les gens qui sont avec vous à la maison que vous travaillez. Une personne assise à la table de la cuisine en pyjama et une personne assise à la table de la cuisine en jeans et chandail ne renvoient pas le même message.

Élément stratégique no 2 – L’espace de travail… n’est pas un comptoir de cuisine !

Le sofa est invitant et le lit est confortable, mais ce ne sot pas des endroits pour travailler. Si vous n’avez pas de bureau, on va pour la table à dîner ! Meilleure posture, moins de distractions.

L’important, est que ceci doit être un endroit bien éclairé, agréable et où vous êtes bien ! L’important est d’être bien assis parce que je vous le dis… vous allez passer votre temps à vous lever, car vous n’êtes pas bien. C’est le temps d’être créatif aussi… la table pliante que l’on sort à Noël pour les soupers de famille ? On peut l’utiliser pour se créer un bureau !

Pensez à ce que vous avez besoin pour créer votre espace de bureau (votre matériel de base et le rangement). Idéalement, essayer de récupérer un endroit perdu qui n’est pas trop passant ou dont vous pouvez fermer la porte.  Des éléments comme un tableau d’organisation, un vision board, des mantras ou des carnets de notes vont vous aider aussi.

Chaque fin de journée ou de période de travail, prenez le temps de ranger votre espace de travail. Ramasser les tasses de café, les jouets des enfants qui sont venu vous tenir compagnie, etc.

Élément stratégique no 3 – On s’accorde du temps pour tout… pour des pauses et du travail !

Le fait de travailler à la maison réduit vraiment (mais vraiment) beaucoup votre nombre de pas dans une journée ! Je le sais, j’ai vu mon podomètre passer de plus de 8000 à moins de 2000 pas par jour ! Il va falloir aussi bouger ! Le temps qui n’est plus passé assis dans la voiture dans un bouchon de circulation on peut le récupérer pour faire une marche dans le quartier (avec les enfants… on les fait alors bouger eux aussi !)

Lorsque je vais à la salle de bain, je vais à celle de l’étage pour m’ajouter des pas et un minimum requis d’activité ! Au dîner je prends le temps de m’étirer et je retourne souvent faire une marche. Prendre une marche, même quand il pleut, oui, on ne fond pas ! (deuxième d’euh ici) on prend le parapluie, on enfile les bottes et on sort. Les enfants vont adorer et vous allez profiter d’air frais.

Lorsque je ressens un coup de fatigue, je me lève de mon espace de bureau et je vais m’étirer. Je vais prendre un verre d’Eau, parfois je sors m’asseoir sur les marches de mon balcon. Je change l’air en moi. L’été je vais même faire un saut dans la piscine, 5 minutes, et ceci me redonne l’énergie pour y retourner !

Élément stratégique no 4 — Se battre contre l’envie de tout faire… en même temps !

La principale distraction viendra de la maison. Il faut résister à la tentation de faire une brassée de lavage ou de vider le lave-vaisselle durant les heures dites de travail. C’est facile de se dire : ça va prendre juste 5 minutes. Mais, rappelez-vous que si vous étiez à votre bureau, ceci ne serait pas fait et que cela aurait été fait en temps et lieu. À chaque tâche — son temps. Et lorsque vous êtes en période de travail, c’est ce que vous devez faire.

À ceux qui vous diront : « Pourquoi tu ne fais pas ton ménage la semaine, tu es là de toute façon ! » Je réponds, je suis au travail. C’est aussi simple que ça. Quel que soit le lieu où vous travaillez, le principe est là… vous travaillez !

Pour aider, je conseille aussi de débrancher la ligne téléphonique terrestre de la maison, si vous en avez une. De toute façon, les appels importants rentrent généralement sur votre cellulaire !

Faites une liste de vos tâches à réaliser et déterminez les urgences et les priorités dans cette liste. Organisez les taches à réaliser et pensez à avoir aussi des tâches plus simples en plus des gros mandats. Qui peuvent être réalisé den moins de 15 minutes. Ceci va venir briser l’intensité et vous permettre de vous ressourcer et regagner en concentration ensuite. N’oubliez pas les pauses quand vous en ressentez le besoin.

J’aime utiliser aussi une application qui me permet de suivre mon temps de travail et le compile pour moi. Cela est idéal pour la facturation, mais en plus cela me permet de voir les heures que j’ai travaillé et cela le rend plus concret.

Vous devriez aussi savoir les moments où vous êtes à votre meilleur. Perso, je suis une fille de matin et c’est là que j’accomplis le plus en moins de temps. Je refuse désormais les rencontres ou les appels le matin, car je prends ce temps pour travailler. Je manque d’énergie en début d’après-midi, un peu après le retour du lunch. Je prévois mes appels et mes rencontres à ce moment de la journée.

Pour aider ma concentration et éviter la procrastination, j’utilise aussi la musique. J’ai des « play-list » pour différents modes de travail. Lorsque je dois lire ou rédiger j’ai de la musique de concentration. Au début, on trouve cela un peu bizarre, car ce n’Est pas musical de la même manière qu’une chanson l’est. Mais, désormais je l’apprécie réellement et les sons viennent activer quelque chose en moi pour ma concentration. Lorsque je dessine, que je fais du montage, du graphisme, de la recherche… j’ajuste ma musique à mon besoin du moment, à mon état d’esprit.

J’évite les balades tristounettes comme la peste. J’aussi une playl-list qui m’active, avec des chansons qui me représente pour moi persévérance, action, motivation, réalisation.

Finalement, je dirais que de terminer sa journée de travail, ou sa période, avec une routine est tout aussi importante que pour la débuter. Ceci, vient dire à votre cerveau et votre corps que vous avez fini et que vous passez à autre chose.

Ma routine est très simple. Je revois ma liste de la journée. Je mets toutes mes idées de projets dans mon carnet vide-tête. Je repasse mes courriels mais je ne les gère pas à ce moment. Je prends note des rendez-vous du lendemain, puis je ferme mon laptop. Ce geste est la clé pour moi. On dirait que le bruit du couvert qui se ferme est le déclic en moi.

Ce que je veux surtout vous rappelez dans ceci est que vous devez le faire pour vous et selon vos personnalités. La routine va changer d’une personne à l’autre. La préparation va changer. Certains vont dire je n’ai pas la place, j’aime dire on la fait. Certains diront j’ai des enfants, je vais répondre j’en ai aussi et j’ai presque toujours travaillé de la maison.

Si vous désirez vraiment être productif vous allez devoir en faire une histoire personnelle et devenir assidu tout simplement. Je suis la fille beige pour ceci. Pour moi, les excuses sont des excuses. Je préfère le mode solution et volonté.